Organizowanie konferencji, powiązane jest z przygotowaniem odpowiednich warunków, by poprzez to wszyscy uczestnicy posiadali zagwarantowane dogodne warunki do czynnego uczestnictwa. Wiele firm w tym celu wypożycza sale, ponieważ tylko w taki sposób mają możliwość zapewnić optymalne warunki i oczywiście gościć jak największą ilość uczestników, którzy dla przedsiębiorstwa mają istotne znaczenie w kwestii dostarczania przychodu.

Udana konferencja zależy od wielu istotnych elementów. Między innymi jedną z ważniejszych spraw jest odszukanie stosownego miejsca na konferencję. Mnóstwo obiektów ma sale konferencyjne i szkoleniowe, jednak wybór nie zawsze jest łatwy. Wybierając dowolny obiekt powinnyśmy zwrócić uwagę na samą salę (jej zaopatrzenie, wygodę, oferowane udogodnienia i usługi) jak także na jej lokalizację.