Szef niemal każdego przedsiębiorstwa spotkał się z tym problemem: nim faktury trafią do archiwizacji, powinny zostać podpisane przez wielu pracowników. Proces jest długi i skomplikowany, ale jest banalny patent na jego przyspieszenie. Jaki?

Obieg faktur między personelem nierzadko jest horrorem. Proces jest niesprecyzowany, pojedyncza faktura powraca do pracownika parokrotnie, lub (zobacz: prawo jazdy motor) ginie gdzieś w stosie innych papierów… Na szczęście, istnieją skuteczne narzędzia, usprawniające obieg faktur. Workflow faktur, czyli obieg dokumentów, opiera się na starannym rozplanowaniu kto, dla kogo i kiedy wręcza dokumentację.

Proces najczęściej przedstawiany jest za pomocą grafik i dzieli się na parę punktów. Każdy z nich obejmuje zainteresowanych pracowników oraz określa zakres ich zadań. Opisuje też, jaki musi być stan faktury w poszczególnych fazach. Workflow faktur może zostać przygotowany i nadzorowany przez specjalne narzędzia komputerowe, ale właściciele firm mogą iść kolejny krok dalej w usprawnianiu procesu i zdecydować się na elektroniczny obieg faktur - . Do systemu wpisujemy podstawowe dane dokumentu, tzn. jego numer porządkowy, kwotę, na którą opiewa oraz jednostkę rozliczeniową.

Następnie podajemy szczegółowe terminy (np. dostania, nadania, otrzymania kwoty) oraz dane kontrahenta. Możemy stworzyć własne bazy danych kontrahentów, przez co, uzupełnianie takich faktur będzie jeszcze sprawniejsze. Następnie planujemy, jak będzie wyglądał obieg faktur - czytaj o obiegu faktur. System sam także może nam zaprojektować jego przebieg. W efekcie powstaje diagram, precyzujący do kogo i w jakim czasie ma trafić dany dokument. Tok finalizuje akceptacja faktury przez uprawnioną do tego osobę i ostateczna archiwizacja.

Elektroniczny obieg faktur w naszej firmie znacznie usprawni przepływ dokumentów pomiędzy pracownikami i zagwarantuje większą przejrzystość w fakturach. Cały proces możemy przedstawić za pomocą specjalnych narzędzi i dodatkowo wypróbować elektroniczny obieg dokumentów. Rozwiązania, które nam to zagwarantuje są dostarczane także przez rodzime firmy. Już dziś używa ich kilkadziesiąt tysięcy osób.