Wybór sali na organizację konferencji - najważniejsze aspekty z tym związane.

Posted on 01/10/2018 10:13am

Konferencje to często wybierana forma spotkań biznesowych i naukowych. Są one organizowane zarówno przez duże uczelnie i firmy, jak też przez małe, lokalnie działające firmy. Jednak wiele osób nawet nie ma świadomości tego, jak wiele pracy i pilnowania wielu spraw wymagać będzie przygotowanie takiej konferencji.

Spotkanie na konferencji
Author: fdecomite
Source: http://www.flickr.com
W praktyce zacząć się wszystko powinno od wybrania odpowiedniej sali, która będzie mogła pomieścić wszystkich gości, których się zaprosi. Częstym błędem organizujących jest zapraszanie większej ilości gości niż jest miejsc i planowanie, że ktoś po prostu nie pojawi się. Jeżeli jednak wszyscy zdecydują się przyjechać, to organizacyjna wpadka gotowa, znacznie lepiej będzie zabezpieczyć się przed tym już przy wyborze sali. Warto także zwrócić uwagę, zwłaszcza jeżeli konferencja planowana jest na dłuższy czas, na wygodę i jakość miejsc do siedzenia. Po całym dniu spędzonym w pozycji siedzącej takie drobiazgi zaczynają mieć kluczowe znaczenie dla zadowolenia i zaangażowania wszystkich uczestników (zobacz więcej na stronie www).

Przy dłuższych imprezach trzeba także zadbać o zaplecze (przeczytaj więcej o wynajem hali produkcyjnej- http://nowa7.pl) gastronomiczne, tu do dyspozycji będzie albo skorzystanie z wewnętrznej kuchni firmy wynajmującej salę, lub też z jakiegoś cateringu. Ważne jest tylko, żeby nie zostawić uczestników na cały dzień tylko o ciastkach, paluszkach i wodzie, ale zapewnić im porządny lunch, po którym będą dalej mieć siłę aktywnie brać udział w rozmowach. Świetną lokalizacją na konferencje i sympozja, zwłaszcza jeśli będą się one wiązały z kilkudniowym pobytem, są różnego rodzaju hotele.



Szkolenie biznesowe
Author: ITU Pictures
Source: http://www.flickr.com
Wiele z nich proponuje całościowe usługi, czyli posiada odpowiednie zaplecze do organizacji konferencji, a dodatkowo dla gości zamówić można noclegi i kompleksowe wyżywienie. Podczas szukania odpowiedniej sali warto zwrócić uwagę na parę istotnych rzeczy, które mogą mieć później duże znaczenie na organizację. Sala powinna posiadać odpowiednie nagłośnienie i sprzęt multimedialny, niezbędny także się też staje dostęp do bezprzewodowej sieci, z którego zapewne duża część użytkowników będzie aktywnie korzystać.

Tags: sala, konferencja, sympozja